CIO關鍵時刻：初任90天

紀婉如整理

對公司IT組織的評估

對於CIO來說，職業生涯中最重要的階段是剛剛上任後的90天內。這三個月將是CIO與公司之間的蜜月期。因為一般來說，在這個階段，行政管理者和公司董事會非常願意滿足CIO們的需要和關注他們所提出的問題，包括對一些特殊資源的要求，例如給CIO配備能幹的員工和給予他們充足的資金以使得他們有一個好的開端。

先前的三個月也正是新CIO們利用IT公司第三方觀點研究報告的最好時機，從上任第一天起，CIO們就必須開始論證實際價值和投資報酬問題，因為這也將是他們以後每天工作時必須要面對的。


90天的短期策略性安排
一個新上任的CIO，如果在前90天裡老闆讓你單獨工作、放手一搏的話，那將是難得的好機會。老闆之所以會雇用你，是因為這間公司可能遇到必須即刻解決的現實問題。我建議你不要參與對現實不滿的爭論，而要利用剛上任的機會，全心制定一個具有策略安排的工作任務。但是你必須要注意一點，那就是你的策略性安排要與公司的戰略性目標一致。

我所建議的90天策略性安排任務，包括以下內容：

 • 儘快解決高度透明的問題
 • 重要決議不能延遲
 • 儘早實現盈收並獲得管理層的支持
 • 主要架構決定和大筆經費必須在整個IT策略開始之前獲得首肯

這樣一個短期策略性安排將向公司的管理者們傳遞出一個重要訊息：你非常重視關鍵性問題並制定出解決這些問題的計畫。還可能給你一個與公司管理人員建立良好關係的機會，也許這些人對IT部門的情況並不滿意，但你要給他們一種你與眾不同的感覺。

想要盡快取得公司的認同，就要瞭解公司的長遠商業戰略，研究公司現在的著力點。尋求“速勝”是在上任後的前90天裡應該完成的，而且這樣一來可以在完成公司遠景戰略目標的問題上，獲得管理人員的支持。

在上任之初的90天裡，人際聯絡也是非常關鍵的。應盡力做到廣泛的資訊蒐集工作。進一步說明，在管理層和IT員工之間投入大量時間，以求在得出各種結論之前就瞭解目前的環境和情況。

作為CIO，如果你能夠在上任的前90天裡做到以下幾點，你就可以認為自己是成功的：

 • 解決公司現存的一些棘手IT問題
 • 建立連續性的計畫跟蹤機制
 • 與管理階層建立良好關係
 • 在未充分協調前避免做出重大決議


對公司IT組織的評估
有一個強大的IT團隊做後盾是實現目標的基礎。為了把每一項工作做好，你需要一個強有力的小組，這個小組的工作一定要和公司的業務協調好。在上任的前90天裡，你對公司的整個資源情況和員工能力評估也十分關鍵，在適當的時候可以進行相應的調整。

建立一個強大的IT團隊所應該包含的理念有：

 • 建立一個用戶導向的IT團隊
 • 使IT團隊與公司其他員工密切配合
 • 提供公司員工一對一的IT服務窗口
 • 讓IT部門對外的溝通與合作簡便易懂
 • 盡可能提供最高階的IT服務
 • 確保IT組織內每一個部門都擁有其專屬服務用戶
 • 在中心/全球化與非中心/區域化組織間，尋求IT部門的平衡點

要如何重新組織？一般來說，我會先設計一個新組織架構，然後再對現有員工進行評估，並決定他們應該被安排到哪一個新的工作崗位上。這麼一來可以幫助你避免侷限於現有員工的工作，給自己一個重新認識大環境的機會，即使未與他人商量討論，就可以對公司用戶和現有員工進行評估。

最後一步就是準確賦予現有員工在新組織中的角色，並指導他們扮演好各自的新角色。因而之前要對現有員工的評估工作必須非常謹慎，不要指望在短短的90天內，就能使所有的員工各就各位，在重新調整公司IT結構時，要特別小心並善於發現以往被遺忘和忽視的潛力員工。

要確定你時刻都在對公司進行評估，並要掌握時機宣佈公司新的結構架構，這個過程就要花費很多時間，另外，也要花時間讓公司員工對IT組織新成員的角色瞭解清楚。

IT策略計畫

能否發展和維持一項策略計畫是一個公司成功與否的關鍵所在。IT策略計畫就是一張使公司各項工作系統化的地圖，你可以把各項具體工作分派到個別小組，他們的任務就是把專業化的資訊傳達給非專業人士並解說清楚。制定策略發展計畫的過程應該包括兩方面：一是對現有IT環境的評估，二是對未來IT環境的遠景規劃。

第一步：評估現有的IT架構，以準確把握現有情況。對現有情況要非常熟悉，只有這樣才能夠發現既有問題的根源。但這不是對現有環境的最終定位，因為此時還不瞭解細節。

第二步：確定公司現階段和在可以預見未來的商業需求。分析關於公司管理階層的問題，其中可能提到商業環境、策略目標和政治性問題。

第三步：根據公司的商業目標和需求，評估目標環境的可能性，這些分析應該廣泛發展而不受侷限。目的在制定一項長久而廣泛的計畫，但是這個計畫可能將會受到公司投資意願的限制。

第四步：對現狀和未來情況之間的差距詳細分析，以確定未來的IT環境雛形。這是整個策略計畫制定過程中最重要的一步。

第五步：制訂小組目標進度，並幫助他們實現自己的目標，如：增加年收入、提高生產力、提高用戶滿意度等。

你的策略計畫應該是以自身的指導原則、對未來整個IT產業架構的預測做為基礎。


結論
新任CIO在90天的時間裡，其工作成果將被一份公司策略計畫所主導。這份計畫將在未來一、兩年的時間內發揮指導作用。你需要在這段時間裡與公司其他部門保持密切的聯繫，以確認你的建議是否為管理階層所接納。

行動指導檔案應包含以下內容：

 • 一份25頁左右的公司管理概要
 • 一份IT產業結構發展進程概要
 • 根據建議提出不同的解決辦法
 • 行動實施步驟
 • 一份詳細的資料圖表

我的建議是用90天的時間來初步改造IT組織，使公司順利走向未來系統架構發展的道路。讓新型態IT組織走上正軌並取得初步進展，90天的時間已經相當足夠。記住：如果事情進展不順利，你會有被解雇的危險，你在新公司的處境不是用“機遇”兩個字可以概括。