面對眾多的購置軟體，在管理方面很多企業卻處於“三無”狀態：沒有軟體管理規劃、沒有軟體管理人員、沒有軟體管理制度。這就導致企業軟體資產管理的缺失。
軟體資產管理流程圖
在國內大型搜尋引擎網站百度中，鍵入關鍵字“軟體管理”，你會看到，在多達上億條的搜索結果中，絕大多數卻是形形色色的管理軟體連結，而關於軟體自身如何管理的文章卻寥寥無幾，因此感到很有必要探討一下這個話題，權當抛磚引玉吧。
對於大型企業，目前在傳統資產管理方面做得還可以，有的從原材料就開始了管理過程。而隨著企業資訊化的推進，不可避免地會購置一些應用軟體、管理軟體等，有些軟體價格還很昂貴，高達十幾萬，甚至幾十萬，上百萬，遠遠超出了企業某些固定資產的價格，如P3EC軟體、ERP系統等。
面對眾多的購置軟體，在管理方面很多企業卻處於“三無”狀態：沒有軟體管理規劃、沒有軟體管理人員、沒有軟體管理制度。這樣無疑造成了企業對擁有軟體的種類和數量、軟體的品質和使用效果、軟體的使用時限及產權歸屬等都比較模糊，很難發揮軟體的最大效用。因此，如何規範軟體管理，防止軟體流失，並最大化發揮其價值，進而提升企業的競爭力，成為我們重點關注的問題。
軟體資產管理理念
目前企業在財務處理上，有的將購入軟體作為管理費用，有的將其作為無形資產，有的將其作為固定資產，甚至有的企業尚未對其進行資產管理。那麼，這種資產該如何進行管理呢?
對於軟體，一般而言使用者購買的是許可證的授權，獲得的是使用權。在作為資產管理進行評估時，應全面考慮如下一些因素，如軟體規模大小、軟體複雜程度、軟體的經濟生命週期、軟體的維護成本和升級能力等性能技術指標。
根據國內外企業軟體管理實踐，目前一般企業購入的軟體金額小的可以進當期管理費用，金額大的應當作為無形資產核算，具體攤銷年限可結合稅法及審計規定及軟體具體情況而定。但是，如果購入的軟體是附著於某些電腦硬體不可分離，則應當將該軟體價值記入相應的電腦硬體固定資產中。
建立制度
為有效進行軟體管理，必須將其制度化，運用企業全域思維和戰略思維引進軟體，並規範軟體採購審批、安裝驗收、使用和保存等諸多環節的管理行為，充分合理地利用軟體資源，積極推動公司資訊化建設有效服務於各項業務的開展。筆者在管理工作中專門制定了《軟體管理規定》、《軟體驗收規定》等相關制度，還相應設計了《軟體購置申請單》、《軟體自驗收報告》、《軟體驗收報告》等。
管理良方
1.集中軟件管理
企業一定要根據資訊化戰略制定相應的軟體引入規劃，在審批軟體購置申請時要結合企業實際，宏觀統籌全域，根據技術可行性及公司資訊化實際和戰略提出審批建議，合理配置軟體資源。可根據企業實際決定軟體管理部門，配置專職軟體管理人員。
筆者所在單位是國際型EPC承包商，典型的專案型企業，公司同時在建項目多達幾十個，專案運作時間長短不一。但每個專案無論工期長短，都會購置一些軟體，有些軟體價格還比較昂貴，如專案管理軟體P3EC，每個用戶節點就幾萬元人民幣，整套軟體下來多達幾十萬元。
以前，這些軟體沒有集中管理，購置也沒有統一規劃，而是由各專案自行購買，使用中出現問題，也是由各專案自行與供應商聯繫。這種模式下，軟體費用作為專案的當期管理費用處理，於是當專案結束時，軟體也就流失了。
我們意識到這種問題後，決定將軟體集中到資訊技術部統一管理，包含軟體的採購審批、驗收、使用培訓、技術支援、軟體內部再分配等環節。
為統一管理，公司所屬各單位根據業務需求在年度預算制定時，就將欲採購軟體申請提交到資訊技術部，資訊技術部根據公司整體資訊規劃決定是否批准這些預算，對於不同專案提出的相同軟體需求，還可以全盤考慮，統一採購，進而降低成本。
當軟體購置後，由資訊技術部負責保存原件，並登記造冊，對於無法複製、原件必須由最終用戶保存的，要求使用單位指定專人保管，並在資訊技術部備案。對於軟體的許可證，資訊技術部集中做備份，等具體專案結束時，軟體產權歸資訊技術部，由其根據實際情況進行企業內部再分配，避免了軟體隨專案結束或其他人為原因而流失的現象。
同時，在軟體使用過程中，資訊技術部作為IT技術部門，都會結合軟體和IT實際給使用單位提出具體的技術性建議，減少了軟體使用中的摸索，提高了軟體應用水準。
實踐證明，自預算、採購到售後支援等各環節的軟體集中管理，有利於企業降低軟體成本，減少盲目投資，減少軟體流失，提高軟體應用水準。同時，資訊技術部，還可根據企業不同核心應用軟體的實際使用情況，對日後的ERP資源整合提供技術性依據，以保證企業軟體規劃與企業資訊化戰略的一致。
2.嚴格軟體驗收
為保證採購軟體品質，我們制定了軟體驗收制度及具體驗收流程。軟體安裝驗收採用自驗收和最終驗收來實施，自驗收工作由使用單位組織，參加人員包括使用人員以及軟體產品的技術或開發人員。
最終驗收工作由資訊技術部負責組織，參加人員包括軟體使用單位相關工作人員、採購人員、資訊技術部工作人員、軟體產品的銷售及技術人員代表等。驗收工作依據採購合同、軟體需求說明書及變更說明書等相關文檔，並將驗收結果作為軟體購置費用財務核銷的重要依據。
3.監督軟體支援
軟體資產可進一步分解為使用權和廠商對產品的技術支援，那麼對後者如何管理也是問題。最終使用者大多數隻知道具體的使用，軟體只要不出問題基本不會想到技術支援，對於什麼免費升級等服務以及由此帶來的真正便利，他們往往意識不到。
因此，我們資訊技術部根據合同簽定的技術服務內容，及時督促技術支援權利的實現，如專案管理軟體P3EC，一般具有免費一年升級的技術服務，而這種昂貴軟體的版本升級為企業後續工作帶來的實際價值不是無足輕重的。但作為最終用戶，往往由於多種原因，忽視了這種服務，當意識到時，或許已經超出了時間限制，無形中造成了軟體資產的流失。
4.統一軟體培訓
軟體培訓有免費培訓和收費培訓等，並且有些軟體的培訓費用還相當昂貴。
為降低培訓成本，提高培訓品質，有必要統一軟體的培訓工作。我們的軟體培訓工作一方面是根據軟體使用單位的培訓需求來組織，另一方面也會根據企業管理實際來主動超前組織一些軟體培訓，並在軟體培訓工作中，我們都會從技術角度和資訊技術支援方面做出努力。
如我公司近期組織了P3EC軟體培訓，方式不是將員工零散的派出，而是將講師請進來。並且在培訓實施前，我們協同專案管理部門，根據我公司工作實際，和培訓講師進行了多次溝通，充分保證了培訓的針對性和培訓品質。
此外我們利用VOD視頻課件系統，將全程培訓做成了VOD課件為各海外項目部進行分發，這樣讓員工培訓隨時隨地都可進行，並大大降低了總體培訓成本。
最終使用者大多數隻知道具體的使用，軟體只要不出問題基本不會想到技術支援，對於什麼免費升級等服務以及由此帶來的真正便利，他們往往意識不到。
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